Email Archiving のベスト プラクティス
Email Archiving の設定と電子メールのアーカイブに関するベスト プラクティスを以下に示します。
- Super Admin および udp_admin のパスワードを変更する： デフォルトのパスワードは Web 上のドキュメントで一般に共有され、全従業員にも表示されます。アクセスの悪用を避けるため、最初のログイン直後に Super Admin と udp_admin のパスワードを変更することをお勧めします。
- ジャーナリングを設定する前に、保持ルールとアーカイブ例外ルールを設定する： デフォルトの保持設定で設定された日数が経過した後にのみアーカイブされた電子メールが消去されるため、デフォルトの保持設定では後で大きなストレージの問題が発生することがあります。すべてのメールを長期間にわたって利用可能にする必要がない場合もあります。メール サーバで電子メール アーカイブを設定する前に、保持ルール/設定とアーカイブ例外ルールを決定して設定することをお勧めします。新しい例外および保持ルールは、新しいルールを作成したときからのみメッセージに適用され、既存のアーカイブ済みメッセージには適用されません。
- 特定のユーザの電子メールのみをアーカイブする： 配布グループを作成して、特定のユーザの電子メールをアーカイブします。
- ディスク使用率が 90 % になった場合、ストレージを増やす： ディスクの使用率が 90 % に達すると、ディスク使用率が赤で表示され、アラームが発生します（Super Admin のディスク使用率、設定）。将来の要件に基づいてディスク容量を増やします。また、現在の使用傾向に基づいてディスクがいっぱいになる日数を確認するために、Super Admin の健全性セクションにある推定ストレージ要件を参照してください。
- 手間のかからないインポート： 手間のかかる操作に POP3S、IMAP3S プロトコルを使用して、Google プロフェッショナル メールボックスからメールをインポートします。
- 主要な作業のためにピーク時間を避ける： よりスムーズに完了するために、アクティブなジョブが実行されていないときや、サーバ処理がピーク時でないときに、製品の更新プログラムのインストール/アンインストールを計画します。マイグレーション、インポート、電子メールのダウンロード、検索の実行についても同様です。
- 対応する Outlook のアーキテクチャ（x86/x64）の Outlook プラグインをインストールする： 互換性の問題を避けるために、Outlook x86 にプラグイン x86 を、Outlook x64 にプラグイン x64 をインストールします。
- 毎月のサーバ メンテナンスを計画する： 1 か月に一度、定期的に Email Archiving サーバ メンテナンスを計画し、パフォーマンス キー インジケータ（PKI）ステータスの使用率を確認します。PKI が過剰に使用されているようであれば、CPU/メモリ/ディスクを増やしてサーバの負担を軽減します。
- 監査役の検索条件を使用する： 監査役はデフォルトで 100,000 件の電子メールを表示します。特定のユーザのメールを閲覧するには、異なるパラメータ（日付、差出人、宛先、件名、サイズ、ワイルド カード文字「*」）を指定して特定の検索条件を使用します。
- 今後の検索をより簡単にする： すべての検索クエリを保存検索に保存しておき、後でそれらを使用してデータを素早く検索します。また、検索結果を絞り込むための高度な検索パラメータを有効にします。
- 小さい PST を使用する： 障害発生時に完全なマイグレーションが必要ないように、PST ファイルを 10 GB 以内にすることをお勧めします。
- シック vs シン プロビジョニング： OVF の展開中にシン プロビジョニングよりシック プロビジョニングを選択します。両方ともサポートされています。しかし、容量は最初のシステム自体に割り当てられるため、お客様にはシック プロビジョニングを強くお勧めします。このアクションにより、容量不足などの問題が回避されます。
- マイグレーションのベスト プラクティス： マイグレーションは非常に時間のかかる操作であり、メールの数が増えると時間も長くなります。場合によっては、マイグレーションに 1 時間以上かかります。
- ピーク時以外にマイグレーションを開始します。
- ディスクに十分な空き容量があるかどうかを確認します。
- 特に VMware では、OVF の展開中にシン プロビジョニング オプションが選択された場合、ESX サーバに十分な容量があるかを確認します。
たとえば、10 GB サイズの PST ファイルには、少なくとも 25 GB の空き容量がマイグレーションに必要です。