Best Practices für Email Archiving
Nachfolgend sind einige Best Practices für die Einrichtung von Email Archiving und das Archivieren von E-Mail-Nachrichten aufgeführt:
- Kennwörter für Super Admin und udp_admin ändern: Standardkennwörter sind in gemeinsam genutzten Dokumenten für alle zugänglich und können auch von allen Mitarbeitern eingesehen werden. Um den unbefugten Zugriff zu vermeiden, empfehlen wir, die Kennwörter für den Super Admin und udp_admin sofort nach der ersten Anmeldung zu ändern.
- Aufbewahrungsregen und Archivausnahmeregeln vor dem Konfigurieren der Journale festlegen: Die Standardeinstellungen für die Aufbewahrung führen häufig zu großen Problemen mit dem Speicherplatz, da die archivierten E-Mail-Nachrichten erst nach Ablauf der Anzahl von Tagen gelöscht werden, die in den standardmäßigen Aufbewahrungseinstellungen festgelegt sind. Möglicherweise möchten Sie nicht, dass alle E-Mails für einen längeren Zeitraum verfügbar sind. Wir empfehlen, die Ausnahmeregeln/Einstellungen und Archivierungs-Ausnahmeregeln festzulegen und zu konfigurieren, bevor Sie die E-Mail-Archivierung auf dem Mailserver konfigurieren. Neue Ausnahme- und Aufbewahrungsregeln werden erst dann auf Nachrichten angewendet, wenn sie erstellt werden. Sie werden nicht auf bereits archivierte Nachrichten angewendet.
- Nur E-Mail-Nachrichten bestimmter Benutzer zu archivieren: Erstellen Sie eine Verteilergruppe, um E-Mail-Nachrichten bestimmter Benutzer zu archivieren.
- Speicher erhöhen, wenn der Datenträger zu 90 % voll ist: Wenn die Datenträgernutzung 90 % erreicht, wird der Prozentsatz der Datenträgernutzung rot angezeigt und löst einen Alarm aus (Datenträgernutzung in Super Admin, Konfiguration). Erhöhen Sie den Speicherplatz auf dem Datenträger gemäß Ihren zukünftigen Anforderungen. Weitere Informationen finden Sie auch in Super Admin im Abschnitt zum Zustand. Hier können Sie ermitteln, wie viele Tage der Datenträger basierend auf dem aktuellen Nutzungstrend belegt sein wird.
- Stressfreies importieren: Verwenden Sie für einen stressfreien Ablauf die sicheren POP3S oder IMAP3S-Protokolle, wenn Sie E-Mails von Google importieren.
- Stoßzeiten für wichtige Arbeiten vermeiden: Planen Sie die Installation oder Deinstallation von Produktaktualisierungen, wenn keine aktiven Jobs ausgeführt werden bzw. zu Zeiten, an denen der Server nicht zu sehr ausgelastet ist, um eine reibungslose Durchführung zu gewährleisten. Das gleiche gilt für die Migration, das Importieren, Herunterladen von E-Mails und Durchführen von Suchvorgängen.
- Das Outlook-Plug-in für die jeweilige Outlook-Architektur (x86/x64) installieren: Installieren Sie das x86-Plug-in für Outlook x86 und das x64-Plug-in für Outlook x64, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden.
- Monatliche Serverwartung planen: Planen Sie die Wartung des Email Archiving-Servers regelmäßig einmal im Monat, um die Auslastung der Performance Key Indicators (PKI) zu überprüfen. Wenn die PKI überlastet zu sein scheinen, erhöhen Sie die CPU/den Arbeitsspeicher/den Datenträgerspeicherplatz, um die Last auf dem Server zu reduzieren.
- Suchkriterien im Prüfer verwenden: Der Prüfer zeigt standardmäßig 100000 E-Mails an. Verwenden Sie bestimmte Suchkriterien mit unterschiedlichen Parametern (Datum, Von, An, Betreff, Größe, Platzhalterzeichen „*“), um E-Mails eines bestimmten Benutzers anzuzeigen.
- Zukünftige Suchen vereinfachen: Speichern Sie Ihre Suchabfragen in gespeicherten Suchen, damit Sie diese in Zukunft verwenden könne, um Daten schnell abzurufen. Aktivieren Sie außerdem erweiterte Suchparameter, um die Suchergebnisse einzugrenzen.
- Kleinere PST-Dateien verwenden: Es wird empfohlen, die Größe von PST-Dateien auf höchstens 10 GB zu beschränken, damit bei einem Fehler nicht eine vollständige Migration erforderlich wird.
- Thick- im Vergleich zu Thin-Provisioning: Bevorzugen Sie das Thick-Provisioning statt Thin-Provisioning bei der OVF-Bereitstellung. Es wird beides unterstützt. Wir empfehlen jedoch dringend, Thick-Provisioning zu verwenden, so dass der Speicherplatz dem System bereits am Anfang zugeordnet wird. Dieses Vorgehen vermeidet Probleme wie keinen ausreichenden Speicherplatz.
- Best Practices für die Migration: Die Migration ist sehr zeitaufwendig, und mit zunehmender Anzahl an E-Mail-Nachrichten nimmt diese Zeit noch weiter zu. Gelegentlich kann die Migration mehr als eine Stunde dauern.
- Starten Sie die Migration außerhalb der Stoßzeiten.
- Stellen Sie sicher, dass auf dem Datenträger genügend Speicherplatz verfügbar ist.
- Stellen Sie insbesondere bei VMware sicher, dass der ESX-Server über ausreichenden Speicherplatz verfügt, wenn bei der OVF-Bereitstellung Thin-Provisioning ausgewählt wurde.
Für eine PST-Datei mit einer Größe von 10 GB benötigen Sie zum Beispiel mindestens 25 GB freien Festplattenspeicher für die Migration.