Procedure consigliate per Email Archiving
Per la configurazione di Email Archiving e l’archiviazione dei messaggi di posta elettronica, si riportano alcune procedure consigliate:
- Modificare le password dell’amministratore con privilegi avanzati e di udp_admin: le password predefinite vengono condivise pubblicamente nei documenti nel Web e possono essere visualizzate da tutti i dipendenti. Per evitare utilizzi non corretti dell’accesso, si consiglia di modificare le password dell’amministratore con privilegi avanzati e di udp_admin subito dopo il primo accesso.
- Impostare le regole di conservazione e di eccezione dell’archiviazione prima della configurazione dei registri: le impostazioni predefinite di conservazione potrebbero comportare problemi di archiviazione in un secondo momento in quanto i messaggi di posta elettronica archiviati vengono eliminati in seguito al completamento del numero di giorni definito nelle impostazioni di conservazione. È possibile che non si desideri rendere disponibili i messaggi di posta elettronica in seguito alla loro scadenza. Si consiglia di stabilire e configurare le regole di conservazione e le impostazioni, nonché le regole di eccezione di archiviazione prima della configurazione dell’archiviazione dei messaggi di posta elettronica sul server di posta. Le nuove regole di eccezione e conservazione vengono applicate ai messaggi soltanto a partire dal momento di creazione delle nuove regole e non sono applicabili ai messaggi archiviati esistenti.
- Archiviare soltanto i messaggi di posta elettronica relativi a determinati utenti: creare un gruppo di distribuzione per l’archiviazione dei messaggi di posta relativi a determinati utenti.
- Aumentare lo spazio di archiviazione se il disco ha raggiunto il 90% della capacità: se il disco raggiunge il 90% della propria capacità, la percentuale viene visualizzata in rosso ed indica un avviso (Utilizzo del disco in Amministratore con privilegi avanzati, Configurazione). Aumentare lo spazio su disco per le esigenze future. Fare inoltre riferimento ai requisiti di archiviazione descritti nella sezione Stato dell’amministratore con privilegi avanzati per stabilire il numero di giorni restante al raggiungimento della capacità in base alla tendenza di utilizzo corrente.
- Importazione senza intoppi: utilizzare protocolli IMAP3S, POP3S per l'importazione di mail dalle caselle di posta professionali Google per operazioni senza intoppi.
- Evitare l’utilizzo nelle ore di punta: si consiglia di pianificare le installazioni e le disinstallazioni degli aggiornamenti di prodotto se non sono presenti processi in esecuzione e di eseguire tali operazioni durante le ore non di punta delle operazioni del server. Le stesse considerazioni riguardano la migrazione, il download dei messaggi di posta e l’esecuzione delle ricerche.
- Installare il plug-in di Outlook corrispondenti all’architettura in questione (x86/ x64): installare il plug-in x86 su Outlook x86 e il plug-in x64 su Outlook x64 per evitare l’insorgere di problemi di compatibilità.
- Pianificare la manutenzione mensile del server: pianificare la manutenzione mensile del server Email Archiving per verificare l’utilizzo dello stato degli indicatori di prestazioni chiave (PKI). Se si registra un utilizzo eccessivo dei PKI, aumentare la CPU, la memoria o lo spazio su disco per ridurre il carico del server.
- Utilizzare i criteri di ricerca del revisore: per impostazione predefinita, il revisore può visualizzare 100000 messaggi di posta elettronica. Utilizzare criteri di ricerca specifici indicando parametri differenti (data, mittente, destinatario, oggetto, dimensioni, carattere jolly “*”) per visualizzare i messaggi di posta elettronica relativi a determinati utenti.
- Semplificare le ricerche future: salvare tutte le query di ricerca nella ricerche salvate e utilizzarle per un recupero più veloce dei dati. Abilitare inoltre i parametri di ricerca avanzata per limitare i risultati di ricerca.
- Utilizzare file .PST di dimensioni ridotte: si consiglia di utilizzare file .PST di dimensioni inferiori a 10 GB, in modo che non sia necessario eseguire la migrazione completa in caso di errore.
- Thick vs Thin Provisioning: selezionare Thick Provisioning su Thin Provisioning durante la distribuzione OVF. Sono supportati entrambi i metodi. Tuttavia, si consiglia vivamente di utilizzare il Thick Provisioning, in modo che lo spazio venga allocato inizialmente al provisioning. In tal modo, lo spazio su disco non verrà esaurito.
- Procedure consigliate per la migrazione: la migrazione è un’operazione che richiede molto tempo, il quale aumenta in caso di un numero elevato di messaggi di posta elettronica. A volte, la migrazione può richiedere più di un’ora.
- Avviare la migrazione nelle ore non di punta.
- Verificare che lo spazio su disco sia sufficiente.
- In particolare per VMware, se durante la distribuzione di OVF è selezionata l’opzione di Thin Provisioning, verificare che il server ESX disponga di spazio sufficiente.
Ad esempio, per un file .PST di dimensioni pari a 10 GB, sono richiesti almeno 25 GB di spazio libero su disco per l’esecuzione della migrazione.